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电商外包仓库库存管理分享(2)

作者: 编辑: 来源: 浏览次数: 1 发布日期: 2019.02.26
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1.过程准:确保仓库后台库存变动和前台能实时同步,确保不超卖

保证过程准主要靠两点:一个是仓内的管理,另一个是仓库WMS系统和店铺ERP系统及电商平台的商家后台。
1)仓内管理:这点不详细展开,仓库专业人员的专业能力是应该相信的,只是简单说几点:
a)关于库存变动:商品入仓后,因各种原因会导致库存变动,仓库要忠实且及时的把这种变动记录下来,并通过系统接口同步给店铺ERP系统及电商平台的商家后台。主要有以下几种场景:
◆正次品转换:入仓的时候是正品的可发货库存,实际拣货的时候发现是次品,不可发货。这种情况下仓库需要扣减一个正品库存,增加一个次品库存。
◆仓库丢货:仓库盘点发现货物短少,需要扣减库存。
◆仓库多发货、少发货、发错货:仓库发错货,需要对库存进行调整。
◆仓库盘点错误:上次盘点错误,在本次盘点中纠正,需要对库存进行调整。
◆错码调整:入仓时未发现编码错误,在库内管理或者发货环节进行调整。
◆退件入仓或者截单成功:前台订单取消已经发货的订单,仓库需要截单,如果快递截单成功或者被买家拒收退回仓库,仓库需要对库存进行调整。

电商仓库

上述库存调整场景,有些是需要商家承担责任的,比如正次品转换,有些是需要仓库承担责任的,比如丢货、发错货。不管是谁的责任,仓库都要忠实记录,及时反馈,时刻保持前后台库存数据一致。

b)关于仓内盘点:作为仓内的日常作业行为,每个仓库都会有各种盘点规则,如月度的、季度的大盘点、循环盘点、动碰盘点等等。但我们在实践中发现,仓内的盘点规则未必就是适合电商行业应用的。为此我们经过一段时间的摸索,探索出以下几个盘点原则:
◆月初库存低于20个的商品全量盘点:库存低于20个的时候,我们认为就有超卖的风险。请仓库在月初对低于20个的SKU进行全盘,盘点结果反馈给商家ERP系统和店铺后台。如果有差异的话,店铺后台自动更新上架数量。
◆当天库存低于20个的商品当天盘点:同上,确保当天低于20个的商品不产生超卖。
◆库存有差异实时盘点:利用系统功能,每天自动比对店铺上架数量、ERP库存数量和仓库库存数量,对有差异的数据自动生成盘点请求,请仓库纳入到自己的盘点计划中去,并把盘点结果同步给ERP和商家的店铺后台。
◆活动后盘点:电商企业和传统企业不同的一点,如果有大流量灌入或者预计的大型促销活动,会在短时间内产生大量订单。这些订单一般集中于有限的几个或者几十个SKU。当活动过后,需要仓库对这些SKU进行盘点,以保证库存的准确。
◆退仓前盘点:为了确保退仓时的数量是准确的,有必要在退仓前对库存进行盘点,以便按照正确的数量退仓。
2)发货:确保发货过程中不错发、漏发、多发。仓内一般都有非常规范的流程,在几个关键节点把控好就好了:
◆拣货环节:确保拣货SKU和数量和订单一致。
◆包装环节:包装台最好两道符合环节,一道系统(把枪扫描),一道人工。
◆交付快递环节:特别关注退款订单和订单内容有修改的订单。
2.结果准:所谓结果准,指的是在退仓和结算的时候,能够有非常清晰的进销存数据,即使有库存差异,也能找到具体的原因,能够对责任方进行追责,确保商家和仓库、供应商在退仓和结算环节没有纠纷。
笔者刚刚接手仓库时,一直为出库环节头疼:商家说仓库丢货了,仓库说是商家入仓的时候少装了。商家说你不给我赔我就不退仓,仓库说你不退仓我就收你滞仓费!一笔糊涂账,让人好生头疼!
经过一段时间的磨合,我们总结出来退仓5大原则:
◆退仓前商品下架原则:退仓前商家要将商品从店铺下架,以免退仓单生成后店铺还有订单流入,对仓库的退仓工作造成干扰。这个最好通过系统实现,人工干预会有遗漏的可能。
◆退仓前盘点原则:退仓前仓库必须对要退仓的商品进行盘点,盘点结果及时通报给商家,并在系统中进行同步更新。这样做两个好处:一个是商家可以尽快确认是否对退仓数量有疑问,另外一个是系统中同步更新后,可以按照盘点的结果生成准确的退仓单。
◆库存差异数据当场追偿原则:如果库存有差异,当场追责。追责的依据就是仓库WMS和店铺ERP两边的进销存数据。所有的库存变动必须基于单据,入库单、发货订单、库内调整单、退仓单。这样在库存产生差异时,能够直接找到对应的单据:是仓库没上传发货数据还是仓内库存丢失一目了然。所有的单据尤其是库存调整单必须有明确的调整原因。这样在退仓和结算时可以立即确认谁来承担责任。
◆追责和退仓两条线原则:有了上面的盘点原则和追偿原则,商家和仓库不能再以任何借口不退仓,追责和退仓两条线分开走。这样不会因对退仓数量有争议而延迟退仓。
◆月台交接原则:这个主要是为了避免双方对已经交接的退仓数量有争议。实际操作过程中,以月台交接为界,双方对退仓数据进行签字确认,事后不得反悔。该原则在具体执行的时候,有些商家是采用第三方物流送货和退仓,第三方物流对交接数据可能不太负责。这点还有待商榷。

电商仓库

3.系统功能:

上述文字主要总结了库存管理过程中商家、仓库、供应商具体操作层面的内容。除了这些,系统功能要能够跟得上去。笔者所在公司的系统和仓库经过一段时间的努力,通过以下功能确保库存管理的准确。
1) ERP系统要有完善的铺货功能:很多大商家都是多平台、多店铺、多渠道销售。不同的渠道对上架数量的逻辑也不同。比如淘宝支持拍下减库存和付款减库存。为了不产生超卖,ERP系统需要由完善的铺货系统,能够实现多渠道共享库存和按渠道锁定库存。
2)库存调整实时同步:仓内库存调整时,能实时同步给店铺ERP系统,从而触发电商后台的上架数量进行调整。这个调整都是有具体的调整原因的,以便在后续对相关方追责。
3)每日定时生成库存比对报告:店铺ERP系统和仓库WMS系统每日凌晨2点在库存作业停止时进行自动的库存比对,把两边的库存比对差异生成报告,提交给双方。仓库会根据差异报告主动查找差异原因,确认需要调整库存的,就对库存进行调整,然后同步给前台。
4)进销存功能:这个是几乎所有的ERP和WMS都有的功能,但怎样能更方便的让仓库和商家发现库存差异的原因,是需要负责系统的产品经理们努力的。笔者的公司把该功能做成工具,让商家和仓库在很多场景下能够快速调用该功能,快速定位库存差异原因。
5)库存盘点打通:这点在前面已经有所涉及,仓库的盘点规则和商家所希望的盘点规则是不一样的,通过库存盘点打通,ERP自动把商家希望盘点的SKU发送给WMS,WMS在盘点后反馈数据给ERP。
6) 0库存同步机制:尽管上面做了那么多运营和系统上的工作,为了绝对避免超卖,我们还需要个“保险”。这个“保险”就是0库存同步:当库存可拣货数量为0时,实时同步给ERP,ERP强制触发商家店铺后台下架。
好了,零零散散写了这么多。第一次写这样的文章,有点啰嗦,总结一下:电商的本质是商务,零售是商务的具体表现形态。玩零售往大了说是玩供应链,往小了说就是玩库存。库存准不准不仅仅是仓库的事情,是需要供应链上下游各方共同参与才能搞定的!
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